Els trets característics del llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat. La formalitat té a veure amb el caràcter oficial i representatiu dels textos administratius, amb la necessitat d’adaptar-se a un gran ventall de possibles destinataris, i amb el caràcter vinculant que tenen per a aquests destinataris les decisions que s’hi expressen.

La formalitat del llenguatge administratiu comporta, a la pràctica, que els textos han de ser objectius i que s’han de redactar en un to neutre i impersonal, fent prevaler els òrgans davant les persones i defugint les expressions afectives, les exclamacions i interjeccions o l’ús de la segona persona del singular per referir-nos a la persona destinatària.

• Lamento comunicar-vos que ha estat denegada la subvenció perquè el projecte no s’adequa a [...].

• Us comunico que ha estat denegada la subvenció perquè el projecte no s’adequa a [...].

• Et demano que compareguis davant d’aquest òrgan [...].

• Heu de comparèixer davant d’aquest òrgan [...].

Aquest caràcter formal, doncs, implica que hàgim de triar entre unes formes de tractament determinades per a l’emissor i el receptor (vegeu 8.1.1, «El tractament personal de l’emissor i del destinatari»), i que evitem determinades formes finals d’afalac, com ara És gràcia que espero obtenir del vostre recte procedir o Mercè que espero obtenir de la vostra generositat, o formes verbals que comporten la idea de submissió, com pregar o suplicar, i que cal substituir per altres formes més neutres, com per exemple demanar o sol·licitar.

La formalitat del llenguatge administratiu també implica formalització, per assegurar la unificació de criteris en la documentació que genera l’Administració. La formalització està relacionada tant amb aspectes de disseny dels documents com amb recursos lingüístics que s’hi utilitzen: la datació, l’ús de les majúscules, l’ús de les abreviacions, etcètera.

Un altre tret que defineix el llenguatge administratiu és la funcionalitat. Si partim de la base que el llenguatge de l’Administració s’ha d’acostar al màxim a l’administrat, ha de ser funcional, és a dir, ens ha de permetre construir textos concrets i ordenats. La funcionalitat està relacionada amb l’eficàcia comunicativa, que vol dir que els textos han de ser entenedors i, per tant, tan precisos, concisos i clars com sigui possible; però també està relacionada amb el respecte i la correcció en el to relacional i amb la igualtat pel que fa als sexes.