A la segona part d’aquest Llibre d’estil, es defineixen les característiques generals del llenguatge administratiu català, es presenten uns criteris generals aplicables als diferents aspectes o elements comuns a la documentació administrativa i protocol·lària i s’estableixen les característiques dels documents que genera habitualment la Diputació de Girona: es defineix cada document, se’n fixa l’estructura, s’estudien els diferents elements fixos que el configuren i se n’inclouen exemples, així com remarques lingüístiques, termes o fraseologia que poden resultar útils a les persones que els redacten. Pel que fa als exemples de documents, en la majoria dels casos s’ha partit de textos reals, que han estat adaptats, modificats o deformats convenientment.

D’entrada, cal fer una distinció entre dos conceptes bàsics de l’ordenament jurídic específic a què està subjecta l’activitat administrativa. Són el procediment administratiu i l’expedient administratiu.

• El procediment administratiu és el conjunt d’actes o tràmits a través dels quals es produeix la voluntat administrativa per al compliment d’un fi d’interès públic. El marc legal actual del procediment administratiu és la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú (LRJPAC), actualitzada per la Llei 4/1999, d’aplicació general a totes les administracions.
• L’expedient administratiu és el conjunt ordenat de documents (dictàmens, decrets, acords, notificacions, etc.) i d’actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, i també les diligències encaminades a executar-la. En cadascun d’aquests documents es materialitza una fase del procediment administratiu, motiu pel qual un document només té sentit si se’l relaciona amb la resta de documents precedents i següents.

Les fases habituals del procediment administratiu són:

Inici. L’expedient es pot iniciar mitjançant la sol·licitud d’un particular (la persona interessada) a l’òrgan administratiu corresponent o per un procés intern de l’Administració.

Desenvolupament. Aquesta fase inclou els diferents documents administratius des que s’inicia el procediment fins que se n’emet una resolució.

Resolució. Determinen la resolució els aspectes i documents per mitjà dels quals l’òrgan competent resol el procediment iniciat.

Revisió. Fase en què, a proposta d’alguna de les parts afectades, es reconsideren les decisions adoptades. La revisió es pot originar per un recurs d’alçada, de reposició o extraordinari de revisió.