8. Els documents administratius
En l’àmbit administratiu, el contracte és el document amb què una institució o un organisme estableix amb una persona física o jurídica uns acords de compliment obligatori, relatius a objectes previstos en la legislació de contractes del sector públic: obres, subministraments, serveis, concessions, assistència tècnica, etcètera.
El contingut dels contractes administratius s’ha d’ajustar a la normativa que hi sigui aplicable i al que disposin el plec de clàusules administratives generals i el plec de clàusules administratives i tècniques particulars corresponents.
En tractar-se d’un acord entre parts amb efectes jurídics, cal mantenir un to formal i estructurar la informació de manera lògica i en blocs homogenis.
En relació amb el tractament personal, hem de tenir en compte que el contracte administratiu el subscriuen les administracions públiques amb persones naturals o jurídiques, anomenades parts, i que el signen les persones que les representen. En ser un document públic, ha de ser validat pel secretari de la corporació, que actua com a fedatari públic, i que, com a redactor del document, hi adopta una actitud descriptiva del que les parts fan. Per tant, es fa servir la tercera persona del plural: manifesten; atorguen; signen, etcètera.
En el contracte no s’han de fer servir tractaments protocol·laris, llevat que alguna de les parts ho vulgui expressament. Es pot prescindir també dels tractaments de respecte (Sr.; Sra.) en la identificació de les parts.
La informació del contracte es distribueix en set apartats: identificació del document, dades de les parts contractants, exposició dels antecedents, pactes, fórmula de compromís, datació i signatura.
Les dades d’identificació del document es fan constar a sota de la capçalera, alineades a l’esquerra, en cos de lletra 10. Són les següents:
- Inicials de la persona que dicta o redacta el contracte (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra: EV/mr (contracte redactat per Eugeni Vila i escrit per Marta Romà).
- Número de l’expedient.
- Títol descriptiu de l’objecte del contracte, que inclogui el nom propi de les entitats participants, amb minúscules i negreta.
Aquest apartat s’inicia amb el títol «Parts», en negreta i alineat a l’esquerra (en el cas que a la signatura compareguin simultàniament les parts, l’apartat es pot iniciar amb el títol «Reunits»). A continuació, s’identifiquen en paràgrafs separats cadascuna de les parts que subscriuen el contracte (en primer lloc la Diputació de Girona), de la manera següent:
- El nom i els cognoms de la persona representant, o, si es dóna el cas, de qui la substitueix.
- La referència a la condició amb què actua (en representació pròpia o d’una altra persona o entitat) i la norma o document que li atorga la capacitat legal necessària per actuar. Quan es tracta d’una persona jurídica, se n’ha d’especificar el NIF i el domicili social.
Tot i que no és necessari, es pot introduir la identificació de les parts amb la fórmula D’una part, [...], i de l’altra, [...]; o bé D’una banda, [...], i de l’altra, [...].
A les dades de la persona que representa la Diputació, els segueixen les del secretari, precedides de la fórmula assistit per [nom i cognoms], secretari d’aquesta corporació.
Aquest apartat s’inicia amb el títol «Antecedents» (amb els mateixos criteris tipogràfics i de disposició que l’anterior). A continuació, es formulen els preliminars del contracte en paràgrafs numerats. Els paràgrafs no s’introdueixen amb la conjunció que, ja que no s’ha fet servir el títol «Manifesten» o «Fan constar».
Després de l’exposició dels antecedents, s’escriu la fórmula de reconeixement següent: Les parts es reconeixen mútuament la capacitat legal necessària per formalitzar aquest contracte, d’acord amb els següents [...].
En aquest apartat, que és el nucli del document, és on es fixa l’objecte del contracte i els acords que estableixen les parts.
S’introdueix amb l’epígraf «Pactes» o «Clàusules», seguint els mateixos criteris d’alineació i tipografia que els títols anteriors, i es distribueixen els pactes en paràgrafs numerats. Si convé, es poden titular.
En la fórmula final és on s’expressa la conformitat de les parts. Generalment es fan servir fórmules prefixades: Com a prova de conformitat amb el contingut d’aquest contracte, el signen per duplicat; Com a prova de conformitat, signen aquest contracte en dos exemplars; En prova de conformitat amb el contingut d’aquest contracte, el signen en quatre exemplars. El lloc i la data no s’hi han de fer constar, perquè apareixen tot seguit, a la datació.
Pel que fa a la datació, hi ha dues possibilitats:
- Que les parts compareguin conjuntament a la signatura del contracte:
- En aquest supòsit, la datació es compon de municipi i data. El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:
- A la Vall d’en Bas, 25 de maig de 2010
- La Vall d’en Bas, 25 de maig de 2010
- La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
- L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és el contracte.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25.5.2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
- Que les parts signin en dates i en poblacions diferents:
- Quan les parts no signen conjuntament ni a la mateixa població, es fa constar el municipi on cadascuna de les parts signa el contracte, i a continuació, les diferents dates de signatura, seguint els mateixos criteris expressats anteriorment.
En la signatura del contracte no cal que aparegui el nom i els cognoms de les persones que signen, perquè ja s’han identificat a l’inici del document. Tampoc no han de signar segons el càrrec que exerceixen a l’entitat, sinó com a representants d’aquesta entitat. Per això, la identificació es fa per mitjà de l’expressió Per + nom de l’entitat, abans de la rúbrica.
Les signatures s’han de distribuir per parelles, d’esquerra a dreta i de dalt a baix, seguint, en tot cas, l’ordre que estableixi el protocol corporatiu.
Com que el contracte sol ocupar més d’una pàgina, s’acostuma a rubricar també en el marge de cada una per evitar que es modifiquin les pàgines o que se n’afegeixin.