8. Els documents administratius
La diligència és un document mitjançant el qual es fa constar l’execució d’un tràmit administratiu o una actuació determinada.
Mentre que el certificat té una destinació externa i l’emet el secretari amb el vistiplau del president de la Diputació, la diligència pot tenir caràcter intern o extern, la pot expedir qualsevol funcionari autoritzat (com a cap de servei) i no necessita el vistiplau del president.
La diligència té una estructura semblant a la del certificat però més simple. En determinats casos, pot incorporar la signatura d’una persona aliena a l’Administració que hi ha comparegut per fer-hi un tràmit.
La diligència es pot redactar en primera persona del singular (faig constar que) o bé en forma impersonal (per fer constar que). No té destinatari; per tant, no hi ha referència a la persona interessada.
La diligència es compon dels apartats següents: nucli, datació i signatura.
Les dades que s’hi constaten s’introdueixen amb la fórmula Faig constar o bé Diligència per fer constar, escrita íntegrament amb majúscules i en negreta, seguida de dos punts i separada del text que segueix per una línia en blanc.
A continuació, s’exposen de manera concisa les dades que s’hi constaten, encapçalant el paràgraf amb la conjunció que. Si s’hi fa constar més d’un fet, s’utilitzen paràgrafs numerats, cadascun encapçalat per la conjunció.
Abans de la signatura escrivim la datació, que es compon de municipi i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a.
- A la Cellera de Ter, 25 de maig de 2010
- La Cellera de Ter, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és la diligència.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25/5/2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
A la signatura de la diligència, hi han de constar:
- El càrrec, amb minúscules i precedit de l’article determinat El/La (sense punt final)
- La rúbrica
- El nom i els cognoms (sense punt final)
En les diligències en què participa algú aliè a l’Administració, la firma de la persona compareixent va a la dreta del càrrec que certifica els fets.