8. Els documents administratius
La nota interna és el document que es fa servir per comunicar-se entre diferents unitats administratives.
És un document alternatiu a l’ofici, àgil i restringit, que se sol utilitzar per convocar determinades persones a una reunió (en el cas que no es tracti de la sessió d’un òrgan col·legiat i s’hagi de fer servir la convocatòria de sessió), o per donar-los o sol·licitar-los informació.
En el cas, cada vegada més freqüent, que trametem la nota interna per correu electrònic, l’adaptarem a les característiques de les comunicacions electròniques (prescindirem de la datació, etc.).
En la redacció de la nota interna es manté un cert to formal, i la informació s’estructura de forma lògica i en blocs homogenis.
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui redacta la nota, la primera persona del singular (jo): us convoco; us informo, etc. Si es vol remarcar el valor col·lectiu de l’organisme, es pot fer servir la primera persona del plural (nosaltres): us comuniquem; us agraïm, etcètera.
- Per a la persona destinatària, la segona persona del plural (vós), que serveix tant per a un sol destinatari, masculí o femení, com per a diversos destinataris. La segona persona del singular (tu) és adequada en casos de molta confiança: t’informo; vas comunicar, etcètera.
La nota interna consta dels cinc apartats següents: identificació del document, emissor i destinatari, nucli, datació i signatura.
En primer lloc es fa constar el títol del document (NOTA INTERNA) amb majúscules, destacat en negreta i alineat a l’esquerra.
A sota, es descriu breument l’assumpte a què es refereix la nota.
Després de la identificació del document s’han d’especificar les dades següents:
- De: nom de la unitat administrativa o de la persona que emet el document
- A: nom de la unitat administrativa o de la persona o les persones destinatàries
La nota interna sol ser una comunicació breu. En el cas que tingui una certa complexitat, cal ordenar la informació de manera lògica, amb una introducció, el desenvolupament del tema i la conclusió.
- Es presenta el motiu de la nota: En relació amb [...]; Us informo que [...]; El motiu d’aquesta nota és [...], etcètera.
- S’expliquen els fets que es comuniquen.
- Es fa la petició o la síntesi del que s’ha exposat: Per això, us demano que [...]; Us agraeixo per endavant [...].
Abans de la signatura escrivim la datació, que es compon de municipi (s’hi fa constar si es considera necessari) i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a.
- A les Planes d’Hostoles, 25 de maig de 2010
- Les Planes d’Hostoles, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en documents amb una certa formalitat.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25.5.2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
A la signatura de la nota interna, hi han de constar:
- El càrrec, amb minúscules i precedit de l’article determinat El/La (sense punt final)
- La rúbrica
- El nom i els cognoms (sense punt final)