La redacció de la proposta ha de ser fluida; per això cal respectar l’ordre lògic de les frases i evitar-ne la complexitat. També ha de ser concisa; per tant, s’han d’evitar les paraules retòriques (sense contingut) i les frases ampul·loses. Per referir-se a temps passats es fa servir, preferentment, el passat perifràstic (es va considerar; va sol·licitar), i per a les descripcions actuals, el present d’indicatiu (porta a terme; demanen).
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui emet el text, la tercera persona del singular: La Comissió Informativa de Promoció Econòmica i Noves Tecnologies proposa al Ple que adopti l’acord següent; El diputat delegat d’Acció Social i Cooperació al Desenvolupament proposa a la Junta de Govern que adopti l’acord següent.
- Tot i que el destinatari és l’òrgan col·legiat al qual s’eleva la proposta perquè adopti un acord, el document no s’hi adreça mitjançant cap tractament personal.