Quina estructura té?
Porta número d’expedient?
1 EV/mr
La carta no la identifiquem amb un número d’expedient, perquè es fa servir per comunicar temes que no estan relacionats amb la tramitació d’un procediment administratiu. Tampoc no sol portar altres dades d’identificació. Opcionalment, s’hi poden fer constar, en cos de lletra 10, les dades següents:
- Inicials del nom i primer cognom de la persona que dicta o redacta la carta (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra:
EV/mr [carta redactada per Eugeni Vila i escrita per Marta Romà]
- Descripció breu de l’assumpte de la carta.
Quines fórmules de salutació i de comiat podem utilitzar?
2 Senyora
La fórmula de salutació s’ha d’ajustar al grau de formalitat de la carta. El tractament més general de salutació és el de senyor/senyora, que és alhora respectuós i atent. Segons el grau de confiança, es pot optar per una de les fórmules següents, ordenades aquí de més a menys confiança amb la persona destinatària:
Benvolgut/Benvolguda,
Senyor/Senyora,
Distingit senyor / Distingida senyora,
5 Ben atentament
La fórmula de comiat s’ha d’ajustar al grau de formalitat de la fórmula de salutació:
|
Benvolgut/Benvolguda, |
Cordialment, |
|
Ben cordialment, |
|
|
Una salutació cordial, |
|
|
Molt cordialment, |
|
|
Senyor/Senyora, |
Atentament, |
|
Distingit senyor / Distingida senyora, |
Ben atentament, |
|
Molt atentament, |
|
|
Amb les salutacions més distingides, |
També es pot incloure l’expressió de comiat dins de l’última frase de la carta:
Aprofito l’avinentesa per saludar-vos atentament.
Resto a la vostra disposició per a qualsevol aclariment i us saludo ben atentament.
La fórmula de comiat va seguida d’una coma quan no inclou cap forma verbal, i seguida d’un punt quan n’inclou una:
Ben atentament,
Us saludo ben atentament.
Podem abreujar les fórmules de salutació?
Les fórmules de salutació no s’han d’abreujar:
- Benvolguda Sra.,
- Benvolguda senyora,
En quina persona s’ha d’expressar l’emissor?
3 Faig
Per a qui emet el text s’utilitza, en general, la primera persona del singular (jo). La primera persona del plural (nosaltres) (us fem arribar) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
I quin tractament ha de rebre el destinatari?
4 Podreu
Per a la persona destinatària s’utilitza, preferentment, la segona persona del plural (vós) (us encoratjo). Opcionalment, també podem fer servir la tercera persona del singular (vostè) (podrà comprovar; l’encoratjo).
La segona persona del singular (tu) només és adequada en casos de gran amistat i confiança mútua (podràs comprovar; t’encoratjo).
Els càrrecs els hem de precedir d’un tractament?
6 President
El càrrec no l’hem de precedir de cap tractament.
- Sr. cap de Medi Ambient i Territori
- Cap de Medi Ambient i Territori
Com hem d’escriure la datació?
7 Girona, 25 de gener de 2013
En la datació de la carta (i de qualsevol document administratiu) no hem de precedir de la preposició a el nom del municipi ni la data:
- A les Lloses, a 25 de gener de 2013
- Les Lloses, 25 de gener de 2013
El dia i l’any els hem d’escriure en xifres, i el mes amb minúscules:
- Girona, vint-i-cinc de Gener de dos mil tretze
- Girona, 25 de gener de 2013
Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del:
- Roses, 25 de gener de 2013
- Roses, 25 de gener del 2013
Com s’anomena la informació addicional que afegim en una carta?
8 Postdata o post scriptum
A la carta podem afegir un apartat d’informació addicional, precedit de la sigla PD (postdata) o PS (post scriptum). Convé, però, que no abusem d’aquest recurs i que incloguem, sempre que sigui possible, aquesta informació en el cos de la carta.
