El llenguatge administratiu és una varietat lingüística funcional (és a dir, que està adaptat a la funció que ha de fer: comunicar l’activitat administrativa) que té com a àmbit d’ús l’Administració i com a matèria objecte de comunicació l’activitat administrativa. Tot i que es tracta d’un llenguatge d’especialitat (és a dir, d’una eina de comunicació entre especialistes), els qui redacten textos administratius han de tenir present que bona part dels seus escrits van a parar a mans dels ciutadans, i que aquests els han de poder comprendre.
Per tant, els dos trets fonamentals que han de caracteritzar el llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat.
1) Formalitat: Els textos han de ser objectius i s’han de redactar en un to neutre i impersonal.
2) Funcionalitat: Els textos s’han de redactar amb un llenguatge clar, concís i precís perquè la comunicació sigui eficaç.
— Claredat: Cal fer servir paraules, expressions i construccions fàcils de llegir i, per tant, de comprendre.
— Concisió: Cal presentar la informació de la manera més breu possible, procurant que la brevetat no sigui en detriment de la comprensibilitat del text.
— Precisió: Cal evitar les ambigüitats i fer servir adequadament la terminologia i la fraseologia específiques, per definir els conceptes amb exactitud.
Al llarg dels dotze números del Vet Aquí! d’enguany, presentarem en aquesta secció preceptes per redactar documents clars, concisos i precisos, i, per tant, eficaços des d’un punt de vista comunicatiu.
BREVETAT I CONCISIÓ
Presenteu la informació de la manera més breu possible. Eviteu, doncs, les expressions buides de contingut (el que anomenem informació supèrflua) i prescindiu de fórmules com ara No obstant això, la Junta de Govern acordarà el que consideri més convenient o Us ho comunico als efectes oportuns.
Per mitjà de la present carta em plau trametre-us la documentació annexa. [no recomanable]
Us trameto la documentació annexa. [recomanable]
La part demandada, si ho creu convenient, pot interposar-hi un recurs d’apel·lació. [no recomanable]
La part demandada pot interposar-hi un recurs d’apel·lació. [recomanable]
Us trameto la circular del Servei de Personal sobre criteris de distribució dels períodes de vacances per al vostre coneixement i als efectes oportuns. [no recomanable]
Us trameto la circular del Servei de Personal sobre criteris de distribució dels períodes de vacances. [recomanable]
