Cal adequar la llengua al grau de formalitat de la carta, que pot tenir un nivell respectuós i neutre o bé cordial.
Les idees s’han d’expressar amb claredat, precisió i concisió, i el contingut de la carta s’ha d’estructurar de manera lògica, per mitjà de paràgrafs breus.
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui emet el text, en general, la primera persona del singular (jo): us faig saber; agraeixo. La primera persona del plural (nosaltres) (us fem saber; agraïm) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
- Per a la persona destinatària, preferentment, la segona persona del plural (vós) (us demano; aprofito per saludar-vos), tot i que, opcionalment, també podem fer servir la tercera persona del singular (vostè) (li demano; aprofito per saludar-la), que resulta més distant amb l’interlocutor. L’ús del tractament de vós presenta la mateixa forma per al masculí i per al femení, en singular i en plural, i, per tant, serveix per a un o diversos destinataris i per a dones i homes: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament. En canvi, amb el tractament de vostè, cal fer: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-lo/-la/-los/-les ben atentament. Amb l’ús del tractament de vós, també s’eviten ambigüitats quan intervé una tercera persona: Li comunico que la Diputació ha aprovat la seva proposta és una frase ambigua, perquè no queda clar si la proposta és de la Diputació o del destinatari, cosa que se soluciona amb Us comunico que la Diputació ha aprovat la vostra proposta.
La segona persona del singular (tu) només és adequada en casos de gran amistat i confiança mútua: rebràs; et comunico que.
