La setmana passada, l’Arxiu General de la Diputació de Barcelona va presentar  un vídeo que en poc més de tres minuts ens explica de manera clara i senzilla què és un quadre de classificació documental, per a què serveix i com es construeix el codi de classificació dels expedients per tal que siguin fàcilment recuperables. Podeu trobar el vídeo a la nostra secció de recomanats de la web de l’Arxiu General de la Diputació de Girona o en el següent enllaç: https://www.diba.cat/web/arxiu/actualitat

Ens interessa especialment aquest vídeo perquè a més a més de mostrar molt didàcticament què és un quadre de classificació i com s’ha d’aplicar en la documentació que es genera i es rep diàriament a les administracions públiques ho exemplifica a través del quadre de classificació corporatiu de la Diputació de Barcelona.

Precisament, aquest quadre de classificació documental té una estructura de funcions i codificació de sèries documentals idèntic al Quadre de Classificació de la Diputació de Girona ja que ambdós instruments són el resultat d’alguns dels treballs realitzats a través del conveni de col·laboració signat l’any 2011 entre la Diputació de Barcelona i la de Girona per al desenvolupament de treballs compartits en matèria de gestió documental i arxius. Per tant, aquest vídeo també serà de gran utilitat a l’hora d’explicar que és la classificació i com utilitzar el quadre de classificació a tot el personal productor o receptor de documents al servei de la Diputació de Girona.

Finalment, si tenim en compte la rellevància del quadre de classificació dins dels sistemes de gestió de documents de les administracions públiques i la seva implicació en aspectes tant importants com l’accés, la transparència, l’avaluació, la conservació i l’eliminació de documents, etc., preveiem una àmplia utilització d’aquest vídeo més enllà de les diputacions i del món local, ja que el seu caràcter general en l’explicació dels conceptes i el seu evident valor didàctic el fan una molt bona eina de difusió i formació general en matèria d’arxius i gestió de documents.