El Ple de la Diputació de Girona ha aprovat el quadre de classificació documental corporatiu, que esdevé la clau de volta del Sistema de Gestió de Documents de la institució.

En el Ple de 24 de novembre, la Diputació de Girona va aprovar la Política de Gestió Documental corporativa per tal d’aconseguir una gestió eficaç i eficient en els processos de creació, recepció, gestió, accés, recerca i conservació dels documents i va ser publicada al BOP el 18 de desembre de 2015. Aquesta Política de Gestió Documental s’ha de desenvolupar i desplegar a tots els seus efectes a través de l’aprovació i publicació de diferents instruccions tècniques, entres les quals, una de les més importants és el quadre de classificació documental corporatiu, que esdevé la clau de volta del Sistema de Gestió de Documents de la Diputació de Girona en fase activa, semiactiva i inactiva.

El Quadre de Classificació, aprovat en el Ple de gener, ha de servir per organitzar, gestionar adequadament i fer accessible la documentació i la informació en un marc d’administració electrònica, però també per garantir la interoperabiltitat i facilitar l’accés, la recuperació i explotació dels documents i la informació  tant per part de les administracions com pels ciutadans. D’altra banda, i a un nivell més tècnic fa possible l’automatització dels diferents processos a aplicar sobre els documents al llarg de la seva vida, ens referim, a l’avaluació, conservació o eliminació, als terminis d’accés, a les transferències, etc.

El Quadre de Classificació Documental pot definir-se com l’estructura jeràrquica i lògica que permet la identificació, l’ordenació i la localització dels documents d’un organisme, i que, alhora, reflecteix la composició del seu fons documental se l’ha de considerar una eina rellevant i estratègica per a la identificació i el control dels documents i dels expedients, en qualsevol tipus de suport i en qualsevol fase del seu cicle de vida.

El Quadre de Classificació Documental corporatiu serà l’únic sistema de classificació utilitzable, a partir d’aquest moment, a la Diputació de Girona, tant pels documents convencionals com pels documents electrònics, que serà utilitzat per tots els programes i aplicacions informàtiques a l’ hora d’establir qualsevol tipus de paràmetres de classificació.