La Diputació de Girona està treballat en la implantació de l’expedient i el document electrònic autèntics com a eixos vertebradors d’un model d’administració electrònica que exclou el paper de manera absoluta, en el marc establert per la Llei 39/2015, de Procediment administratiu comú de les administracions públiques i pel RD 4/2010, que aprova l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat.

Aquest darrer text legal inclou la definició de la política de gestió de documents electrònics, instrument necessari per a la correcta aplicació de l’administració electrònica, com “les orientacions i directrius que defineixen les organitzacions per a la creació i gestió de documents autèntics, fiables i disponibles al llarg del temps, d’acord amb les funcions i activitats que els són pròpies. La política s’aprova al més alt nivell de l’organització i assigna responsabilitat quant a coordinació, aplicació, supervisió i gestió del programa de tractament dels documents al llarg del seu cicle de vida”.

L’inici de la tramitació electrònica i el canvi de paradigma que es produeix en l’ús de la informació i dels documents fa necessari establir unes línies clares d’actuació envers els documents electrònics que garanteixin, d’una banda, la plena validesa legal dels mateixos i, de l’altra, una gestió correcta d’aquests documents des la seva formació. Tot plegat per a garantir la seva autenticitat, integritat, conservació a llarg termini, disponibilitat i accés en qualsevol moment.

En aquest sentit, en el Ple del passat 24 de novembre, la corporació gironina va aprovar per unanimitat el document La Política de Gestió Documental de la Diputació de Girona que identifica un conjunt d’instruments tècnics d’ús obligat que han de fer possible l’aplicació pràctica de la gestió dels documents electrònics a la institució: metadades, quadre de classificació, signatura electrònica, protocol de digitalització segura, tipologies documentals, protocols d’obsolescència de documents i formats, entre d’altres. Una política que, tanmateix, afecta tots els documents de la Diputació de Girona amb independència del suport material en què hagin estat generats o rebuts.

La Política de gestió documental de la Diputació de Girona ha estat elaborada en el marc del conveni de col·laboració establert l’any 2011 entre la Diputació de Barcelona i la de Girona per al desenvolupament de treballs compartits en matèria de Gestió documental i Arxius. Es tracta, pràcticament, del mateix text aprovat per la Diputació de Barcelona adaptat a les especificitats de la Diputació de Girona i als canvis legislatius que s’han produït des de l’aprovació del document a la corporació barcelonina.

Podeu llegir el document sencer a: 2015_11_24_POLITICA_GD