Qué es la factura electrónica?

A partir del 15 de enero de 2015 los proveedores de la Diputació que sean sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada o uniones temporales de empresas, y el resto de entidades definidas en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, tienen la obligación de presentar facturas electrónicas.

 


A partir del día 1 de enero de 2016, con la entrada en vigor del presupuesto general de la Diputació de Girona para el ejercicio 2016 y, de acuerdo con la base de ejecución 24.ª, desaparece la exención en virtud de la cual estaban excluidas de tramitación electrónica las facturas de importe igual o inferior a 5.000,00 € (IVA incluido).


Así pues, todas las entidades definidas en el artículo 4 de la Ley 25/2013 están obligadas a presentar las facturas en formato electrónico, sea cual sea su importe.


Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica es un documento electrónico que:

    • Contiene el mismo tipo de información que una factura tradicional y que se envía a través de medios electrónicos. El artículo 6 del Real decreto 1496/2003 regula el contenido de las facturas, independientemente de si se envían en soporte papel o electrónicamente.
    • Tiene validez legal cuando presenta firma electrónica avanzada que garantiza la autentificación, la integridad y el no-repudio.
    • Es susceptible de ser remitida por medios electrónicos y relaciona clientes y proveedores.

Por consiguiente, una factura electrónica no es:

    • Un documento digital en formato electrónico (PDF, XLS, .doc, etc.) recibido por correo electrónico.
    • Un documento digital con una firma escaneada.
    • Un documento digital firmado con un certificado digital no reconocido por la AEAT (tiene que tratarse de una entidad de certificación reconocida).
    • Un documento digital firmado con un certificado digital caducado, porque el certificado no es válido para realizar la firma.

 

Requisitos de la factura electrónica
La factura electrónica destinada a las administraciones públicas tiene que cumplir tres requisitos específicos:

 

    a) Estar escrita en un lenguaje informático determinado (facturae versión 3.2. o 3.2.1.).
    b) Estar firmada electrónicamente.
    c) Indicar el destinatario de la factura electrónica (DIR 3).

     

 

Qué es facturae?
Se denomina facturae el formato electrónico para emitir facturas electrónicas en la Administración. Es un formato estructurado XML que ofrece la ventaja de permitir fácilmente el intercambio de información entre los sistemas informáticos de emisores y receptores. Para conocer con más detalle el esquema del formato facturae (formado XML) así como el historial de versiones, se puede consultar www.facturae.gob.es.

 

Cómo indico el destinatario
Para que la factura electrónica llegue a su destinatario, hay que identificar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad encargada del trámite, de acuerdo con la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la cual se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. Cada administración pública le proporcionará los tres códigos (DIR 3), que en el caso concreto de la Diputació de Girona y sus organismos dependientes son los que se indican a continuación:


L02000017 Diputació provincial de Girona
LA0000038 OA de Salud Pública de la Diputació de Girona
LA0000039 Xarxa Local de Municipis de la Diputació de Girona
LA0000040 O.A. Conservatori de Música Isaac Albéniz
I00000503 Consorci de la Costa Brava
I00000505 Consorci de les Vies Verdes de Girona
I00000507 Consorci d'Arts Escèniques Salt-Girona
I00000504 Patronat de Turisme Costa Brava Girona, SA
LA0008757 Consell d'Iniciatives Locals per al Medi Ambient de les Comarques Gironines (CILMA)



Para más información, se pueden consultar los códigos DIR3 en la lista códigos del "Directori Común d’Unitats i Oficines DIR3" de la página web del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya [Enlace]


Qué necesito para crear y enviar una factura electrónica a la Administración Pública
Para enviar facturas electrónicas a través del servicio e.FACT, las empresas disponen de las modalidades siguientes:


    Modalidad 1. A través de soluciones de facturación de mercado
    Si la empresa dispone de una plataforma de servicios de facturación de mercado contratada o de software propio, siempre que se encuentren integrados en el centro de distribución (hub) del servicio e.FACT, puede enviar facturas y consultar su estado.
    En caso de que la empresa no disponga de un software integrado en el servicio e.FACT, el proveedor de la plataforma puede contactar con el Consorci AOC para solicitar su integración y recibir el soporte técnico necesario.


    Modalidad 2. A través de herramientas gratuitas
    Si la empresa opta por no contratar ninguna solución de mercado, dispone de varias herramientas gratuitas que le permiten generar el formato facturae, entre ellas la que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (www.facturae.gob.es).

     

Cómo se puede consultar el estado de la factura electrónica
La empresa con plataforma de servicio de facturación de mercado (modalidad 1 del apartado anterior) puede visualizar en línea la situación de la factura. En caso contrario, la empresa puede consultar la información básica asociada al estado de tramitación de la factura mediante el buzón de entrega (acceso a la pestaña "Consulta de estados" del buzón).
Para consultar el estado de la factura, es muy importante que la empresa aporte la información de todos los campos siguientes: número de factura, año fiscal, NIF/CIF del emisor, CIF del receptor y el importe total de la factura. Una vez rellenados estos campos, se hace la consulta pulsando el botón "Busca".

 


Cuáles son las ventajas de utilizar la factura electrónica

    1. Para la Administración
    • Reducción del tiempo de tramitación interna.
    • Posibilidad de anticipar los planes de tesorería.
    • Mayor eficiencia en la gestión, auditoría e inspección.
    • Ahorro de espacio y gestión más efectiva del archivo.

    2. Para el empresa
    • Intercambio de la información sin error entre la Administración y los proveedores (los datos originales llegan a destino por medios electrónicos sin ningún tipo de entrada manual).
    • Obtención de información del estado de la factura en tiempo real.
    • Registro de entrada de las facturas electrónicas por parte de la Administración (garantía de recepción de las facturas).
    • Agilización del inicio del cómputo de los plazos de cobro.
    • Ahorro de costes en la generación y emisión de las facturas en formato electrónico en relación con el soporte papel.

A qui s'adreça

empreses

Sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada o uniones temporales de empresas, y al resto de entidades definidas en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.


Més informació

Registro de Facturas
Intervención General
Diputació de Girona
Subida de Sant Martí, 4-5
17004 Girona
Tel. 972 185 043

Departament responsable

Intervenció
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