Notícies

L'Ajuntament de l'Escala ha modernitzat el sistema de gestió administrativa

Aquest matí la vicepresidenta de la Diputació de Girona, M. Teresa Ferrés, ha visitat l’Ajuntament de l’Escala, on ha estat rebuda per l’alcalde del municipi, Estanislau Puig, i pel regidor Joan Martínez.

La trobada ha tingut com a objectiu principal veure in situ els resultats del projecte en el qual han estat treballant conjuntament Diputació de Girona i Ajuntament de l’Escala aquests darrers anys, i que ha suposat la modernització del sistema de gestió administrativa del consistori escalenc.

Gràcies a aquesta iniciativa, que es va començar a dur a terme arran d’un conveni de col·laboració signat amb la Diputació de Girona l’any 2009, l’Ajuntament de l’Escala inaugura ara un nou sistema de gestió de documents i unes noves instal·lacions de l’Arxiu Municipal Administratiu.

La iniciativa es va concebre partint de la voluntat de l’Ajuntament de l’Escala de gestionar de manera més racional i eficaç els assumptes municipals; d’optimitzar la gestió administrativa de l’Ajuntament i d’implantar tots els serveis possibles d’administració electrònica, d’acord amb la Llei 11/2007, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.

La trobada també ha comptat amb la presència de M. Assumpció Colomer, cap de l’Arxiu General de la Diputació de Girona, i Enrica Bicardí, tècnica en gestió de documents de l’Ajuntament de l’Escala, que han estat les encarregades d’explicar en què consisteix el nou programa de gestió de documents i de fer la visita a l’Arxiu Municipal Administratiu de l’Escala.

El projecte
El projecte neix de la voluntat de l’Ajuntament de l’Escala de millorar i organitzar la gestió administrativa de l’Ajuntament; optimitzar els recursos existents i adquirir-ne de nous, en cas necessari, per tal de donar un millor servei a la ciutadania.

En termes generals, l’objectiu final era elaborar un pla de modernització de la gestió municipal i, sobretot, oferir a la ciutadania, a les empreses i a la mateixa Administració municipal tots els serveis electrònics possibles, d’acord amb la Llei 11/2007, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.

En aquest sentit, l’any 2009 la Diputació de Girona i l’Ajuntament de l’Escala van signar un conveni de col·laboració en matèria d’assistència tècnica, en virtut del qual s’impulsaria la racionalització de la gestió administrativa del consistori, amb l’assessorament de la Secció de Gestió Documental de la Diputació de Girona i sota la seva direcció.

Els resultats d’aquest treball es concentren en:

  1. La implantació (a partir de l’1 de gener de 2011) d’un sistema de gestió de documents que homogeneïtza la producció, el tractament, el control i la recuperació dels documents produïts o rebuts per l’Ajuntament de l’Escala.
  2. L’habilitació d’unes dependències municipals com a nou Arxiu Administratiu, amb el condicionament dels espais, dotant-los d’equipaments d’armaris compactes i aparells de control de les condicions ambientals, i el trasllat de tota la documentació municipal.

En definitiva, s’ha fet un pas endavant en l’aplicació dels processos necessaris per arribar a una gestió única i homogènia dels recursos informatius de la gestió municipal en tot allò que afecta la tramitació de les sol·licituds presentades per la ciutadania i en l’execució de les resolucions i  dels acords presos pels òrgans del Govern municipal.

Aquest sistema de gestió de documents va ser aprovat en sessió plenària de l’Ajuntament de l’Escala el passat 4 d’abril de 2011, i per fer-lo efectiu l’Ajuntament  de l’Escala i  la Diputació de Girona, a través del seu Servei de Gestió Documental i Arxius, han fet diversos cursos de formació al personal municipal, tant amb relació a la gestió administrativa dels documents com a la utilització del nou programa de registre d’entrada, de sortida i d’expedients implantat.

Fases del projecte

  1. Organització i sistematització de la gestió administrativa. Definir, implantar i gestionar un sistema de gestió de documents (documents en suports tradicionals i documents  electrònics).
  2. Modernització, adequació i ampliació de l’Arxiu Administratiu.
  3. Modernització i adequació d’infraestructures de comunicacions i sistemes informàtics (definició d’actuacions prioritàries, xarxes de telecomunicacions, xarxes informàtiques, elèctriques, modernització del centre de procés de dades, seguretat informàtica, administració de sistemes, servidors, etc.).
  4. Establiment de la seu electrònica. Administració electrònica i serveis en línia a la ciutadania. Adequació del sistema de gestió de documents a la documentació i als processos de gestió administrativa electrònica. Arxiu electrònic de documents.

Sistema de gestió de documents
El sistema de gestió de documents és un dels pilars necessaris per al desenvolupament d’una e-administració sòlida, que juntament amb l’adequació de les telecomunicacions i les noves tecnologies a l’objectiu per assolir, i amb l’adaptació de tots els processos a la legalitat vigent, faran possible una evolució ràpida i efectiva cap a una gestió moderna i eficaç vers la ciutadania, ja sigui en suport paper o electrònic.

Proposa i recull sistemàticament noves pautes sobre la confecció, el registre, la classificació dels documents i dels expedients, i sobre l’organització dels arxius de gestió, la transferència de documents a l’Arxiu Municipal i la consulta i el préstec de documents.

Aquest nou sistema permet en qualsevol moment i a l’instant, des de qualsevol terminal de l’Ajuntament de l’Escala, saber on són els documents que s’estan tramitant a les oficines i localitzar-los i visualitzar-los en pantalla; saber en quin estat de tramitació es troba un assumpte determinat, qui n’és el responsable, on són els documents... També permet facilitar els traspassos de responsabilitat de la custòdia des de les àrees o unitats administratives cap a l’Arxiu Municipal, i aplicar polítiques d’eliminació i conservació automàtiques d’aquells documents que, amb els anys, puguin ser eliminats d’acord amb la legislació vigent. I, finalment, serà la base que, més endavant, permetrà que les persones interessades puguin visualitzar els seus expedients i les seves dades a través d’Internet.