Els dies 6 i 7 d’octubre l’Arxiu General de la Diputació de Girona va participar en el XVI Encuentro de Archiveros de Diputaciones Provinciales, celebrat a Cáceres.
En aquesta trobada es van presentar diferents iniciatives i projectes duts a terme per les diferents diputacions en matèria d’administració electrònica, sistemes de gestió de documents i transparència.
La cap del Servei d’Arxius i Gestió de Documents de la Diputació de Girona (Àrea de Promoció Econòmica, Administració i Hisenda) va presentar una comunicació sobre l’elaboració i aprovació de la política de gestió documental i el desenvolupament d’alguns dels instruments bàsics de gestió documental per a la implantació i desenvolupament de l’administració electrònica a la Diputació de Girona, i de com s’han implementat al gestor d’expedients Firmadoc, d’Aytos, a la Diputació de Girona.
Com a resultat final de la trobada es va considerar necessari aprovar i difondre unes recomanacions a seguir per les administracions públiques a l’hora d’abordar el procés d’implantació de l’administració electrònica.
Llista de recomanacions aprovades al XVI Encuentro de Archiveros de Diputaciones Provinciales y Forales, Cabildos y Consejos Insulares per a la implantació de l’administració electrònica:
1. Estratègia, projecte i planificació de la implantació de l’administració electrònica (AE). Es recomana elaborar el pla estratègic d’AE, que donarà com a resultat una AE completa i de servei a la ciutadania.
2. Integració dels sistemes d’informació. Es recomana preveure la utilització d’aplicacions que permetin la integració amb altres sistemes d’informació existents i la interoperabilitat entre administracions.
3. Gestió del canvi. Es recomana, per evitar que el personal pateixi situacions d’estrès que puguin afectar la seva salut laboral, elaborar plans de formació i de gestió del canvi.
4. Política de gestió documental. Es recomana que els òrgans de govern elaborin, aprovin i impulsin la política de gestió documental.
5. Instruments arxivístics de desenvolupament de la política de gestió documental. Es recomana elaborar i aprovar els catàlegs de tipologies documentals, de formats i estàndards d’aplicació, d’expedients i de procediments; el pla de digitalizació segura, vocabularis controlats, l’esquema de metadades, el pla d’obsolescència tecnològica, el pla de migració o emulació de la informació i el calendari de conservació i aplicació de taules de valoració documental, entre d’altres.
6. Quadre de classificació corporatiu. Es recomana l’ús i aplicació del quadre de classificació des de l’inici de creació de l’expedient, perquè es tracta d’un element clau en la vinculació dels documents amb els expedients i indispensable per a l’organització de l’arxiu electrònic i per a les polítiques de conservació, eliminació i accés.
7. Comissió interdisciplinar. Es recomana la creació d’una comissió tècnica integrada per professionals dels diferents àmbits implicats: jurídic, arxivístic, tecnològic i d’organització, amb la missió d’impulsar les mesures que calgui adoptar per a la plena aplicació de l’AE.
8. Sistema de gestió documental. Es recomana implantar un únic sistema de gestió documental que integri les fases activa o de tramitació, semiactiva o de vigència administrativa i inactiva o històrica dels expedients, mitjançant un programa de gestió de documents que garanteixi les obligacions de transparència i accés a la informació.
9. Metodologia. Es recomana seguir la metodologia arxivística recollida en els estàndards nacionals i internacionals de gestió i conservació de documents, i d’accés, para assegurar una administració responsable.