Quina estructura té?
Quines dades hem de fer constar en la destinació?
1 Enginyer director
- A l’ofici intern, que s’adreça a un òrgan administratiu o a un treballador de l’Administració, a la destinació hi podem fer constar el nom de l’organisme o bé el càrrec de l’òrgan administratiu (que no s’ha de precedir de cap tractament protocol·lari).
Àrea de Noves Tecnologies
President de l’Àrea de Noves Tecnologies
- A l’ofici extern, que s’adreça fora de l’Administració, cal fer-hi constar el nom i cognoms, el càrrec (si escau) i l’adreça completa de la persona destinatària.
Sra. [nom i cognoms]
Directora de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya
C/ Girona, 20
08010 Barcelona
Aquestes dades es consignen a sota de la capçalera, però també poden anar al peu del document.
Porta número d’expedient?
2 238/2013SC
Com que l’ofici es fa servir per comunicar temes relacionats amb la tramitació d’un procediment administratiu, l’identifiquem amb un número d’expedient:
238/2013SC [ofici número 238, de l’any 2013, del Servei de Contractació]
Si l’ofici s’utilitza com una comunicació no relacionada amb un procediment administratiu, com és el cas d’un ofici de tramesa de documents, llibres o revistes, etc., no duu número d’expedient.
Quines dades hem de fer constar en la destinació?
En els oficis interns no hi consta salutació ni comiat; en els externs, opcionalment s’hi poden incloure. Com a fórmules, són adequades senyor/senyora per a la salutació i atentament o ben atentament per al comiat.
Cal tenir en compte que quan l’ofici contingui salutació i comiat, la datació se situarà a continuació del bloc de la signatura:
Atentament,
El cap del Servei de Contractació
[rúbrica]
[nom i cognoms]
Girona, 15 de març de 2013
En quina persona s’ha d’expressar l’emissor?
3 Trameto
Per a qui emet el text s’utilitza, en general, la primera persona del singular (jo). La primera persona del plural (nosaltres) (us trametem) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
I quin tractament ha de rebre el destinatari?
4 Emeteu
Per a la persona destinatària s’utilitza, preferentment, la segona persona del plural (vós). Opcionalment, també podem fer servir la tercera persona del singular (vostè) (emeti).
La segona persona del singular (tu) en cap cas és adequada, ni tan sols si la comunicació es produeix entre persones que mantenen una relació d’amistat; com que es tracta d’una comunicació oficial, el to de l’ofici sempre ha de ser impersonal i formal.
Com hem d’escriure la datació?
5 Girona, 15 de març de 2013
En la datació de l’ofici (i de qualsevol document administratiu) no hem de precedir de la preposició a el nom del municipi ni la data:
A la Jonquera, a 20 de març de 2013
La Jonquera, 20 de març de 2013
El dia i l’any els hem d’escriure en xifres, i el mes amb minúscules:
Girona, vint-i-cinc de Març de dos mil tretze
Girona, 25 de març de 2013
Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del:
Roses, 18 de febrer de 2013
Roses, 18 de febrer del 2013
Els càrrecs s’escriuen amb majúscula?
6 El cap
Els càrrecs s’escriuen amb minúscula:
El Cap del Servei de Contractació
El cap del Servei de Contractació
A la signatura, el càrrec no ha d’anar precedit de cap tractament, sinó de l’article determinat El/La:
Sr. cap del Servei Jurídic
El cap del Servei Jurídic
Com s’anomenen els documents que s’adjunten a l’ofici?
Podem afegir un apartat d’informació addicional, encapçalat per l’epígraf «Annexos», per fer-hi constar els documents adjunts.
