Com hem vist, els documents administratius són la representació escrita de parts del procediment administratiu. Cal tenir en compte, però, que actualment el paper ja no és l’únic suport dels documents administratius, ja que la incorporació de mitjans informàtics, electrònics i telemàtics a la gestió administrativa permet ampliar-ne el concepte i el disseny.
Del fet que els actors del procediment administratiu siguin l’Administració i els ciutadans interessats, se’n desprèn la necessitat que els documents que es redacten siguin clars i entenedors —dins del grau de formalitat que requereix el llenguatge administratiu—, ja que afecten directament els interessos de la ciutadania.
Els documents administratius compleixen tres funcions: deixen constància de les actuacions administratives, són el mitjà per comunicar aquestes actuacions i garanteixen als ciutadans el dret d’accedir-hi. A més, tenen en comú tres característiques: el fet que l’emissor sempre és un dels òrgans d’una administració pública, que l’emissió d’un document és vàlida des del moment que compleix uns requisits formals exigits per les normes que regulen l’activitat administrativa, i que produeixen efectes, ja siguin jurídics o bé simplement informatius.
